Beni inventariabili, beni mobili, beni di valore storico-artistico e materiali dei laboratori e delle officine: in allegato registri degli Inventari e Modelli PV
Ai sensi dell’art. 31, comma 1, del Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche, ai sensi dell’articolo 1, comma 143, della legge 13 luglio 2015, n. 107 (di seguito D.I. 129/2018), i beni che costituiscono il patrimonio delle istituzioni scolastiche si iscrivono, in funzione delle caratteristiche tecnico-fisiche degli stessi
I registri di iscrizione sono i seguenti (per un dettaglio della articolazione dei registri in categorie e sotto-categorie, si rimanda all’Allegato 1 alle presenti Linee Guida):
- beni mobili;
- beni di valore storico-artistico;
- libri e materiale bibliografico;
- valori mobiliari;
- veicoli e natanti;
- beni immobili.
Il registro e le eventuali annotazioni di variazione
In tali registri, ai sensi del comma 7 del citato articolo del Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche, ai sensi dell’articolo 1, comma 143, della legge 13 luglio 2015, n. 107 (di seguito D.I. 129/2018), va altresì annotata, in ordine cronologico, qualsiasi variazione, sia in aumento che in diminuzione, dei beni che vi afferiscono.
Gli inventari per la registrazione dei beni (mobili e immobili) appartenenti a soggetti terzi pubblici o privati e concessi a qualsiasi titolo alle istituzioni scolastiche
Pur non costituendo patrimonio delle istituzioni scolastiche, si precisa che l’art. 31, comma 4, del D.I. 129/2018, prevede l’introduzione di appositi e separati inventari per la registrazione dei beni (mobili e immobili) appartenenti a soggetti terzi pubblici o privati e concessi a qualsiasi titolo alle istituzioni scolastiche. Si precisa, altresì, che ai sensi dell’art. 32, comma 1, del Regolamento, ad ogni bene iscritto in inventario si attribuisce un valore che corrisponde:
- al prezzo di fattura, per i beni acquistati;
- al prezzo di costo, per quelli prodotti nell’istituto;
- al prezzo di stima, per quelli ricevuti in dono.
La gestione dei beni mobili delle istituzioni scolastiche
La gestione dei beni mobili delle istituzioni scolastiche, prevede la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083, ha una disciplina specifica e differente rispetto a quella dei beni mobili statali. In particolare, i beni mobili sono oggetto di inventariazione nel momento in cui entrano a far parte del patrimonio della scuola a seguito di acquisto, donazione o altra operazione di trasferimento e sono oggetto di cancellazione dall’inventario nel momento in cui cessano di far parte del patrimonio dell’istituzione scolastica per vendita, per distruzione, per furto o per perdita.
L’iscrizione nel relativo inventario in ordine cronologico e con numerazione progressiva
Ai sensi dell’art. 31, comma 2, del Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche, ai sensi dell’articolo 1, comma 143, della legge 13 luglio 2015, n. 107 (di seguito D.I. 129/2018), i beni mobili appartenenti alle istituzioni scolastiche si iscrivono nel relativo inventario in ordine cronologico, con numerazione progressiva e ininterrotta e con l’indicazione di tutti gli elementi che valgano a stabilirne la provenienza, il luogo in cui si trovano, la quantità o il numero, lo stato di conservazione, il valore e l’eventuale rendita. Nello specifico, prevede la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083, i beni mobili si iscrivono in inventario secondo le seguenti categorie:
- Categoria I: beni mobili costituenti la dotazione degli uffici (mobili, arredi, e completamenti di arredi), beni mobili per locali ad uso specifico, quali laboratori, officine, eccetera;
- Categoria II: libri e materiale bibliografico;
- Categoria III: materiale scientifico, di laboratorio, attrezzature tecniche e didattiche;
- Categoria IV: beni immateriali (brevetti, marchi, software proprietario, ecc.);
- Categoria V: veicoli e natanti.
Alcuni inventari per apposite registrazioni
Dal punto di vista pratico, pur trattandosi di beni mobili, le categorie II e V devono essere registrate in appositi separati inventari, pur mantenendo, per ragioni di continuità, la categorizzazione già esistente. I beni appartenenti alle restanti categorie, invece, prevede la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083, confluiscono nell’inventario dei beni mobili, secondo un’unica numerazione progressiva e ininterrotta.
Il principio di strumentalità
In ordine all’inserimento di ciascun bene nelle pertinenti categorie di appartenenza, nei casi in cui dovessero sorgere dubbi interpretativi, si applica il principio di strumentalità, ovvero gli stessi beni saranno collocati in relazione al ruolo che rivestono rispetto all’attività istituzionale svolta. A titolo esemplificativo, prevede la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083, le postazioni di lavoro informatiche, nel caso siano in uso agli uffici amministrativi, rientrano nella categoria I. Nelle ipotesi di uso didattico o di ricerca, dette postazioni dovranno essere inventariate pertinentemente nella categoria III. Inoltre, in relazione alla tipologia di beni, può rendersi opportuna o necessaria, a seconda dei casi, la registrazione di altri o maggiori elementi, nonché l’implementazione di scritture sussidiarie o ausiliarie al fine di soddisfare esigenze amministrative e gestionali.
Quali beni non si iscrivono nell’inventario?
Si evidenzia, infine, che, ai sensi dell’art. 31 del D.I. 129/2018, non si iscrivono in inventario gli oggetti di facile consumo che, per l’uso continuo, sono destinati a deteriorarsi rapidamente ed i beni mobili di valore pari o inferiore a duecento euro, IVA compresa, salvo che non costituiscano elementi di una universalità di beni mobili avente valore superiore a predetto importo, IVA compresa.
Beni di valore storico-artistico
Tra i beni oggetto di iscrizione in inventario, prevede la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083, rientrano anche quei beni che presentano valore storico e artistico e i preziosi in genere quali, a titolo esemplificativo, dipinti, statue, arazzi, gioielli, metalli preziosi. Tali beni devono essere annotati nel relativo registro, con l’indicazione dei seguenti elementi:
- caratteristiche del bene in ordine alla sua qualificazione;
- valore degli stessi (a tal proposito, la valutazione avverrà secondo un giudizio di stima, ovvero, nel caso di metalli preziosi, secondo il valore intrinseco di mercato).
Le istituzioni scolastiche sono, inoltre, chiamate a conservare i documenti che attestino l’avvenuta stima del valore, nonché ogni altro elemento necessario volto a comprovare la natura di tali beni.
Materiali dei laboratori e delle officine
Per quanto attiene al materiale didattico, tecnico e scientifico dei gabinetti, dei laboratori e delle officine, prevede la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083, non emergono, salvo alcuni profili di natura procedimentale, significative particolarità. Per tali beni, infatti, dovranno essere seguite le ordinarie e di seguito descritte modalità di inventariazione degli altri beni mobili. Si segnala, inoltre, che la custodia dei predetti beni è affidata dal Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi (di seguito anche “D.S.G.A.” o “Direttore”), su indicazione vincolante del Dirigente Scolastico (di seguito anche “D.S.” o “Dirigente”), ai docenti utilizzatori o agli insegnanti dei laboratori ovvero al personale tecnico. In relazione alle modalità di affidamento e alle responsabilità gravanti sul soggetto affidatario, si rinvia al successivo paragrafo 3.3. “Altri soggetti coinvolti nella gestione dei beni”. Tali beni non devono essere confusi con i materiali destinati all’attività dei laboratori scientifici (ad esempio, componentistiche di base, solventi, reagenti, materie prime) destinati ad essere utilizzati e/o distrutti nelle predette attività e che, pertanto, al pari degli oggetti di facile consumo, non vanno inventariati.