Addio carta, benvenuta firma online: così si rivoluziona il rapporto Scuola-Famiglia. Demo gratuita

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Digitalizzare e dematerializzare la scuola è possibile con il servizio di firma elettronica Signing Today. Scopri come con una demo gratuita.

In un momento così complesso come quello che stiamo vivendo, è giusto che le istituzioni scolastiche concentrino tutte le loro attenzioni sulle necessità degli studenti, alle prese con la Didattica a Distanza. Allo stesso tempo però, questo periodo di sperimentazione e riadattamento rappresenta per la Scuola un’occasione unica per fare un salto di qualità nel rapporto con le famiglie. Nel cammino verso il compimento di una scuola “nativa digitale”, infatti, tappa obbligatoria è la digitalizzazione dei processi amministrativi, da cui dipende l’efficacia e l’efficienza della gestione scolastica.

Ma come si fa a “digitalizzare” la scuola? La risposta sta nel praticare attivamente la cultura del digitale e selezionare soluzioni tecnologiche che tengano conto delle esigenze e delle attività quotidiane tipiche dell’ambiente scolastico. Signing Today, ideata dagli specialisti dell’innovazione di Bit4id, è la soluzione più adatta per la digitalizzazione e la dematerializzazione della scuola. Signing Today introduce nelle scuole di ogni ordine e grado il concetto di firma a distanza a validità legale con lo scopo di agevolare ogni tipo di comunicazione massiva tra scuola e genitori.

La soluzione, già adottata con successo in ambito scolastico, consente di spostare interamente online le classiche procedure cartacee come la firma di autorizzazioni, moduli di richiesta o rinuncia, l’accettazione di regolamenti e informative privacy, e tutte le altre operazioni che contraddistinguono il rapporto tra le segreterie scolastiche e centinaia di famiglie. Un cambiamento utile non solo per velocizzare e semplificare i processi, ma anche per rispettare le nuove misure di sicurezza, riducendo gli spostamenti ed evitando il contatto fisico.

La Firma elettronica sul portale SIDI: riconoscerne i limiti per superarli

Al momento, la diffusione “ministeriale” della firma elettronica nella scuola si limita unicamente all’uso che possono farne Dirigenti Scolastici e Direttori dei Servizi Generali e Amministrativi sul portale SIDI del MIUR. Purtroppo, però, il portale consente di caricare e firmare un solo documento alla volta, in formato PDF o ZIP, di dimensioni massime di 2 o 4 MB, e infine di scaricarlo o archiviarlo online. Il limite è evidente: il servizio di firma elettronica proposto dal SIDI risulta fine e sé stesso, in quanto non dà origine a un flusso documentale inteso come processo collaborativo e automatizzabile per la raccolta delle firme e né facilita le procedure dell’istituto. In estrema sintesi: la firma digitale è presentata come un servizio e non come una tecnologia al servizio dell’efficienza scolastica. Gli ultimi dati della Corte dei Conti (“L’evoluzione del Piano Per La dematerializzazione delle Procedure Amministrative nel Miur e nelle Scuole”, dicembre 2019) ci dicono che nella realtà quotidiana questo assetto viene utilizzato per firmare elettronicamente meno di 1 documento al giorno.

Ciò che serve davvero alla scuola è un sistema di firma digitale a disposizione dell’amministrazione scolastica, che consenta di raggiungere facilmente le famiglie e agevolare le procedure di segreteria. In questo senso, il servizio Signing Today di Bit4id garantisce numerosi vantaggi sia per le segreterie sia per i genitori degli alunni. Riducendo notevolmente le operazioni manuali di data entry e ottimizzando il lavoro quotidiano della segreteria, Signing Today permette di:

  • Creare e modificare documenti e moduli da firmare
  • Cercare e archiviare i documenti firmati
  • Controllare che i documenti siano stati firmati e inviare solleciti alla firma
  • Abilitare alla firma online i genitori e consentire loro di firmare da desktop, smartphone o tablet, senza doverli convocare in istituto
  • Automatizzare la raccolta di firme elettroniche su centinaia di documenti informatici contemporaneamente
  • Gestire l’archiviazione e la conservazione sostitutiva a norma dei documenti informatici

Una nuova Amministrazione digitale e “inclusiva”

Il “Piano per la dematerializzazione delle procedure amministrative” diffuso dal MIUR pone l’attenzione su 4 processi scolastici: le iscrizioni on line, le pagelle in formato elettronico, i registri on line e le comunicazioni con le famiglie in formato elettronico.

Tuttavia la maggior parte delle procedure e dei documenti di cui si occupa la segreteria scolastica richiede la firma a validità legale di diverse tipologie di firmatari, come genitori, docenti, fornitori. Basti pensare a tutte le comunicazioni scolastiche che le famiglie sono tenute a firmare: autorizzazioni, moduli, piani didattici, informative privacy ecc. È chiaro che ogni volta che si costringe il genitore a stampare, firmare, scannerizzare e poi inoltrare il documento firmato alla scuola non si sta dematerializzando correttamente.

Quello che a prima vista sembra un passaggio inevitabile, in realtà può essere facilmente eliminato utilizzando la firma elettronica. Adottando la piattaforma Signing Today, la scuola permette ai genitori di firmare a distanza i documenti che ricevono via mail senza neanche doverli stampare, coinvolgendo così le famiglie in uno scambio di comunicazioni funzionale ed efficace. Un sistema sicuro, semplice e intuitivo che non richiede competenze informatiche, né da parte del personale scolastico né delle famiglie.

I DS, DSGA, i responsabili informatici (ATA e/o docenti) possono ricevere maggiori informazioni e richiedere gratuitamente una consulenza con dimostrazione pratica di Signing Today visitando la pagina https://signing.today/casi/scuola

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