Acquisti tramite MEPA, differenze tra: ordine diretto, richiesta di offerta, trattativa diretta. Guida
Il presente contributo propone una analisi degli strumenti di acquisto utilizzabile nel mercato elettronico della pubblica amministrazione (c.d. MEPA) in riferimento alle istituzioni scolastiche, al fine di fornire ai nostri lettori un focus che chiarisca i concetti con i quali le scuole si confrontano giornalmente.
Parleremo di:
- Acquisto diretto (c.d. acquisto da catalogo);
- Richiesta di offerta (c.d. RDO);
- Trattativa diretta.
Acquisti in Rete è il Portale operativo dove si svolgono tutte le attività, raggiungibile al seguente link: https://www.acquistinretepa.it/opencms/opencms/index.html
Mepa.
Il MEPA, mercato elettronico della pubblica amministrazione, è una architettura digitale creata e gestita da CONSIP. CONSIP è una società per azioni, partecipata al 100% dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, che opera al servizio esclusivo della Pubblica Amministrazione.
La piattaforma permette alle istituzioni scolastiche di acquistare beni e servizi per un importo sotto soglia comunitaria, in particolar modo di natura informatica e digitale (pc, tablet, stampanti, modem, etc…), da fornitori regolarmente registrati sul sistema. In generale, permette alle Amministrazioni di consultare le offerte di un elevato numero di fornitori su un’ampia gamma di merceologie.
Acquisto diretto.
L’acquisto diretto è la forma più semplice di acquisizione di un bene o servizio sul MEPA direttamente dal catalogo. Il catalogo è costituito dagli articoli dei fornitori abilitati al MEPA.
Il dirigente scolastico, adeguatamente profilato come “PUNTO ORDINANTE”, accede in piattaforma e sceglie direttamente dal catalogo i beni o servizi, ricercandolo per area merceologica o tramite codice identificativo. Clicca dunque sul tasto “Carrello” per visualizzare la lista di tutti i prodotti da lui inseriti. Dunque, si può procedere cliccando sul tasto “Crea Ordine”.
Il Sistema aprirà la pagina della Procedura di acquisto, che guida l’utente passo passo.
Il contratto di fornitura è perfezionato nel momento in cui l’ordine, conforme ai prerequisiti previsti dal Bando e dall’offerta pubblicata a catalogo dal fornitore, è sottoscritto digitalmente dal Dirigente scolastico e ricaricato sul Portale.
Richiesta di offerta.
Mediante le RDO, le istituzioni scolastiche possono predisporre gare sotto soglia comunitaria per le quali gli Operatori Economici abilitati presentano le offerte che saranno oggetto di confronto concorrenziale.
Il dirigente scolastico, come punto ordinante, o il dsga, come punto istruttore, procedono selezionando la voce “avvia negoziazione” dalla pagina Home.
Esistono quattro tipologie di RdO tra le quali poter scegliere in base alle esigenze dell’amministrazione:
- Trattativa Diretta: per negoziare direttamente con un unico Operatore Economico;
- Confronto di preventivi: è possibile invitare più di un Operatore Economico e confrontarne le offerte;
- RdO Semplice: per costruire una gara a lotto unico aggiudicata secondo il criterio del “minor prezzo”;
- RdO Evoluta: per strutturare la una gara in più lotti sia con criterio di aggiudicazione a “minor prezzo” che “miglior rapporto qualità prezzo”.
Si procede dunque alla compilazione delle informazioni richieste (Nome RdO, Tipologia di procedura, Descrizione della fornitura , Data e ora di svolgimento della prima seduta pubblica, Formulazione dell’offerta economica, Oneri per la sicurezza non soggetti a ribasso, Termini di pagamento, Dati di consegna e fatturazione, date di presentazione delle offerte e della stipula del contratto), selezionando anche se procedere con procedura ristretta agli operatori selezionati o aperta a tutti.
Il Responsabile del Procedimento e il Soggetto Stipulante sono preimpostati automaticamente nella persona del dirigente scolastico, punto ordinante, ma sarà possibile modificarlo.
Documentazione aggiuntiva nelle RDO.
La documentazione aggiuntiva può essere di tre tipi:
- Documentazione da produrre: per richiedere agli Operatori Economici ulteriori documenti;
- Documentazione da reinviare: è possibile allegare documenti che gli Operatori Economici a loro volta devono reinviare;
- Documentazione da consultare: è possibile allegare documenti utili agli Operatori Economici nella presentazione dell’offerta.
Trattativa diretta.
La Trattativa Diretta è una modalità di acquisto del MEPA che consente di avviare negoziazioni dirette con un unico operatore economico (è una delle quattro tipologie di Negoziazione RdO).
Anche qui la procedura principia dal link Avvia Negoziazione dalla sezione Mercato Elettronico.
La procedura può essere indetta dal dirigente scolastico (punto ordinante sul mepa) o dal DSGA (punto istruttore), inserendo i dati richiesti dalla pagina dedicata.
Dopo aver compilato tutti i campi, il Punto ordinante o il Punto istruttore selezionano le caselle “salva” e “pubblica”.
Offerta economica nella trattativa diretta.
Nel campo dedicato alla “Formulazione dell’offerta economica”, la stazione appaltante sceglie la modalità con cui l’Operatore Economico potrà presentare l’offerta tra:
- Percentuale a ribasso: l’Operatore Economico indica la percentuale di sconto rispetto a una quantità economica data.
- Valore economico: l’offerta dell’Operatore Economico è espressa in termini di quantità economica monetaria.
L’invito nella trattativa diretta.
Nella Trattativa Diretta puoi invitare un solo Operatore Economico, il quale deve essere abilitato sul MePA per il bando e la categoria di riferimento del CPV (Common Procurement Vocabulary) inserito.
La stazione appaltante ricerca l’Operatore Economico da invitare attraverso la partita IVA oppure attraverso la ragione sociale.
Presentazione dell’offerta ed esaminazione.
Dopo che l’operatore presenterà la propria offerta, la stazione appaltante procede alla sua verifica sul portale. Il dirigente scolastico deciderà se procedere:
- Al rifiuto dell’offerta (potendo decidere di chiudere o di proseguire la trattativa);
- Alla stipula del contratto (Il Sistema non genera alcun documento per la stipula. Sarà il dirigente scolastico a dover caricare un documento con propria firma digitale che verrà girato all’operatore).