Accesso agli atti: rimborso costi di produzione, ricerca e visura, PagoPa e PagoInRete. Un regolamento da scaricare

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Il diritto d’accesso ai documenti amministrativi, normato dagli art.22 e ss della L. 241 del 7 agosto 1990, è uno dei cardini del principio di trasparenza dell’azione amministrativa. Strumento utile ai cittadini, portatori di interessi diretti concreti e attuali, connessi al/ai documento/i richiesto/i, per tutelare i propri diritti, partecipare all’esercizio dell’attività amministrativa e assicurarne l’imparzialità.

A conferma dell’importanza, il d.lgs. 33 del 2013 (Testo Unico sulla Trasparenza) e il d.lgs. 97 del 2016 (c.d. FOIA) ne hanno potenziato la portata, attraverso i due nuovi istituti dell’accesso civico e accesso generalizzato, rimarcando la tendenza di trasformare la Pubblica amministrazione in una “casa di vetro”.

Definizione di documento amministrativo.

Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotografica, cinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale.

Rimborso dei costi di produzione e costi di ricerca e visura.

L’articolo 25, comma 1, della L. 241/1990 prevede che il diritto di accesso ai documenti amministrativi “si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, nei modi e con i limiti indicati dalla presente legge. L’esame dei documenti è gratuito. Il rilascio di copia è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di visura”.

In proposito, il D.P.R. 184 del 2006 contenente il “Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi” all’art.7 precisa che “in ogni caso, la copia dei documenti è rilasciata subordinatamente al pagamento degli importi dovuti ai sensi dell’articolo 25 della legge secondo le modalità determinate dalle singole amministrazioni”.

La finalità, che trova puntuale conferma nella giurisprudenza amministrativa, è quella di evitare che i costi ricadano sulle Amministrazioni, e al contempo dissuadere i cittadini da richieste d’accesso superflue o strumentali. Resta fermo il divieto per la Pubblica amministrazione di trarre profitto dalle richieste pervenute, imponendo vere e proprie tasse extra legem sull’accesso.

Il costo per le attività di ricerca e visura è dovuto quando la richiesta di accesso comporti attività di ricerca, individuazione e/o estrazione dei documenti dal sistema di archivio fisico o digitale, causando un aggravio di lavoro all’ufficio competente: trattasi dunque di importi aggiuntivi al costo di riproduzione.

Costi di accesso per il Ministero dell’Istruzione.

Il Ministero dell’Istruzione, per tutte le richieste di accesso agli atti a lui afferenti come ente guridico, ha emanato apposito regolamento n.662 del 17 aprile 2019 stabilendo il rimborso dei costi di riproduzione secondo tali cifre:

  • € 0,25 a pagina per riproduzioni fotostatiche formato UNI A4;
  • € 0,50 a pagina per riproduzioni fotostatiche formato UNI A3;
  • € 1,00 a pagina qualora l’esercizio del diritto di accesso presupponga la copertura di dati personali nel rispetto del Codice sulla Privacy;
  • € 10,00 per ogni notifica eseguita in favore dei contro interessati (comprensivi di spese postali e amministrative);
  • € 16,00 sottoforma di marca da bollo per ogni 4 fogli/facciate, ove sia necessario;
  • € 12,50 per ogni singola richiesta, a titolo di diritti di ricerca;
  • € 0,10 per ogni pagina, a titolo di diritti di visura (anche per i documenti presenti in formato elettronico);
  • € 1,00 per ogni pagina, a titolo di diritti di visura, qualora l’esercizio del diritto di accesso presupponga la copertura di dati personali nel rispetto del Codice sulla Privacy;

Per la spedizione tramite posta elettronica certificata di documenti archiviati in formato non modificabile nulla è dovuto, salvo i diritti di ricerca e visura.

L’art.3 del regolamento MIUR indica le modalità di versamento delle somme. Il versamento è da effettuarsi presso la Tesoreria Provinciale dello Stato in conto entrate Tesoro Capo 13 – Capitolo 3550 – ART. 02 denominato “Entrate eventuali e diverse concernenti il Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca – Somme relative a servizi resi dall’amministrazione”, il cui IBAN è: IT43K0100003245348013355002 con indicazione della causale “rimborso accesso – L. 241/90”

Prassi in uso nelle scuole.

Il regolamento sopra richiamato detta una disciplina esaustiva dei costi dell’esercizio del diritto d’accesso esercitato nei confronti del Ministero dell’Istruzione, non riguarda pertanto le singole scuole.

Le istituzioni scolastiche, in qualità di enti autonomi, possono dotarsi di appositi regolamenti disciplinanti i costi di riproduzione e i diritti di ricerca e visura. È cura dei Dirigenti scolastici dotare le proprie scuole di una disciplina in materia, nel rispetto del principio di ragionevolezza dei costi e di predeterminazione e conoscibilità, potendo anche richiamare il regolamento adottato dal Ministero dell’Istruzione.

Si ricorda che possono essere addebitati solo i costi strettamente necessari per la riproduzione di dati e documenti richiesti, ad esclusione di qualsiasi altro onere a carico del cittadino, che costituirebbe una limitazione illegittima del diritto d’accesso. Sono inoltre esclusi i costi per il personale impiegato nella trattazione delle richieste di accesso.

Utilizzo di PagoPA-PAGOINRETE.

Si ricorda che l’articolo 65, comma 2, del d.lgs. n. 217/2017, così come novellato dall’articolo 24, comma 2, lettera a), del D.L. 16 luglio 2020, n. 76, convertito, dalla legge 11 settembre 2020, n. 120 (c.d. Decreto Semplificazioni), prevede l’obbligo di utilizzare esclusivamente la piattaforma pagoPA, prevista in conformità dell’articolo 5, comma 2, del d.lgs. n. 82 del 2005 per i pagamenti verso le Pubbliche amministrazioni.

Pertanto, tali somme vanno versate sul conto corrente aperto presso l’istituto cassiere e intestato alla scuola, utilizzando il sistema PAGOINRETE, adottato dal Ministero dell’Istruzione accessibile dal SIDI(si consiglia a tal proposito di creare un evento di pagamento con importo modificabile).

Sarà cura del DSGA o dell’Assistente amministrativo, regolarizzare l’entrata con apposita reversale d’incasso, trattandosi di entrata non vincolata.

Si allega format editabile di regolamento interno dei costi di riproduzione, dei diritti di ricerca e visura.

Regolamento costi accesso agli atti

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