Accesso agli atti, ai sindacati le scuole possono fornire solo dati numerici o aggregati del personale
Pubblicata, e inoltrata dal Ministero alle scuole italiane (con nota 2165 del 18 gennaio 2021), la nota 49472 del 28 dicembre 2021 del “Garante per la protezione dei dati personali” all’ARAN-Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni e al Ministero Istruzione con oggetto “Chiarimenti in merito alla legittimità di fornire dati personali dei dipendenti alle organizzazioni sindacali”.
L’Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche aveva trasmesso una nota al Garante nonché all’Avvocatura Generale dello Stato e al Ministero dell’Istruzione in relazione all’interpretazione delle disposizioni contenute nel contratto collettivo nazionale del c.d. “comparto scuola”, attualmente in vigore, con specifico riguardo alla richiesta, avanzata da parte di organizzazioni sindacali, di nominativi e compensi del personale docente e non docente degli istituti scolastici, con riguardo alle attività finanziate tramite il c.d. fondo d’istituto.
La disciplina in materia di protezione dei dati personali
La nota, tra le altre precisazioni, che “l’istituto scolastico può trattare i dati personali dei docenti e del personale ATA se il trattamento è necessario, in generale, per la gestione del rapporto di lavoro e per adempiere a specifici obblighi o compiti previsti da leggi, dalla normativa comunitaria, da regolamenti o da contratti collettivi (artt. 6, par. 1, lett. c) e 88 del Regolamento)”. È evidente che “in base ai principi in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, al principio di responsabilizzazione, spetta a ciascun titolare individuare i presupposti e le condizioni di liceità del trattamento dei dati, nonché essere in grado di dimostrare che il trattamento venga effettuato conformemente al Regolamento e alle disposizioni del Codice (artt. 5, par. 2 e 24 del Regolamento). Ciò stante, al fine di prevenire trattamenti di dati personali non conformi alla disciplina vigente si ritiene opportuno fornire di seguito alcuni chiarimenti”.
Le valutazioni dell’Ufficio
Ragion per cui dal momento che la messa a disposizione delle organizzazioni sindacali, da parte dell’amministrazione, di dati personali di dipendenti in qualunque forma comporta una “comunicazione” di dati personali (art. 2-ter, comma 4, lett. a), del Codice) che, in tale contesto, è ammessa per l’adempimento di obblighi e l’esercizio di diritti in materia di diritto del lavoro nei limiti stabiliti dalla normativa di settore solo quando prevista da una norma di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento (art. 2-ter, commi 1 e 3 del Codice)”.
Potranno essere forniti alle organizzazioni sindacali solo dati numerici o aggregati
Le “Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico” del 14 giugno 2007 (doc. web n. 1417809), sebbene adottate nel contesto del previgente quadro normativo in materia di protezione dei dati personali, forniscono indicazioni e orientamenti tuttora validi, il Garante ha affermato un principio generale con riguardo ai flussi di dati tra le amministrazioni e le organizzazioni sindacali, precisando che di regola si debba consentire “un accesso preliminare del sindacato a dati aggregati, riferiti all´intera struttura lavorativa o a singole unità organizzative ovvero a gruppi di lavoratori e, soltanto in presenza di successive anomalie o di specifiche esigenze di verifica, consentire (in casi espressamente previsti e circostanziati) all´organizzazione sindacale di conoscere anche informazioni personali relative a singoli o a gruppi di lavoratori. Ciò sempreché, nel caso concreto, sia effettivamente necessario per dimostrare la corretta applicazione dei criteri pattuiti e la comunicazione sia limitata alle informazioni pertinenti e non eccedenti rispetto a tale scopo”. In ogni caso, in assenza di una disposizione normativa che soddisfi i requisiti previsti dalla disciplina di protezione dei dati, come sopra rappresentato, potranno essere forniti alle organizzazioni sindacali solo dati numerici o aggregati.
Organizzazione sindacale può essere legittimata all’esercizio del diritto di accesso documentale limitatamente alla “cognizione di documenti”
Alla luce delle considerazioni che precedono, con riguardo al caso di specie, si ritiene che il quadro normativo vigente applicabile al c.d. “comparto scuola” non consenta agli Istituti scolastici di comunicare alle organizzazioni sindacali i nominativi dei docenti o di altro personale e le somme liquidate a ciascuno per lo svolgimento di attività finanziate con il c.d. fondo d’istituto.
La finalità di dare evidenza alle organizzazioni sindacali della remunerazione dei progetti finanziati con il fondo d’Istituto può essere, infatti, perseguita rendendo disponibile alle parti sindacali, ad esempio, il solo ammontare complessivo del trattamento accessorio effettivamente distribuito, eventualmente ripartito “per fasce” o “qualifiche”, senza comunicare i nominativi e le somme erogate individualmente a titolo di compenso accessorio.
La conoscibilità degli atti amministrativi
In base alla nota, restano, dunque, in ogni caso, salve le forme di accesso e conoscenza degli atti amministrativi, nei limiti e con le modalità che sono stabilite dalla disciplina di settore (ai sensi e per gli effetti, in questo caso, dagli articoli. 22 e seguenti della l. n. 241 del 7/8/1990 e articolo 5 del d.lgs. 33/2013), i cui presupposti saranno valutati dall’amministrazione al fine di permettere o meno l’ottenimento o la visione eventuale della documentazione a cui si è chiesto accesso, tenuto conto che l’organizzazione sindacale può essere legittimata all’esercizio del diritto di accesso documentale solo entro il limite della “cognizione di documenti che possono coinvolgere le prerogative del sindacato quale istituzione esponenziale di categoria, [e alle] posizioni di lavoro di singoli iscritti nel cui interesse opera l’associazione [sindacale]”.
