Guide 20 Apr 2025 - 16:15

Accesso agli atti: chi può presentarlo? Quali documenti sono esclusi? Quanto costa? A chi presentare ricorso in caso di diniego? La scheda

Il diritto di accesso ai documenti amministrativi, noto anche come “accesso agli atti”, consente ai soggetti privati di visionare ed estrarre copia di documenti prodotti o detenuti dalla pubblica amministrazione. Tale diritto è esercitabile da chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale, connesso a una situazione giuridicamente tutelata e riferibile al documento richiesto.

Qual è la normativa di riferimento per l’accesso agli atti?

L’accesso ai documenti amministrativi è regolato principalmente da:

Legge 7 agosto 1990, n. 241 (articoli 22-27);
D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184.

Quali documenti sono accessibili e quali no?

Quali documenti possono essere richiesti

In base alla normativa, il principio generale stabilisce che tutti i documenti amministrativi sono accessibili, salvo alcune eccezioni:

Documenti esclusi ai sensi dell’art. 24 della legge n. 241/1990;
Informazioni detenute dalla pubblica amministrazione che non costituiscono documenti amministrativi, salvo il diritto di accesso ai dati personali sancito dal Codice della Privacy (D.lgs. 196/2003).

L’accesso è consentito per documenti:

Creati o detenuti dalla pubblica amministrazione;
Collegati a un interesse giuridico rilevante del richiedente.

Esclusioni del diritto di accesso

Il diritto di accesso può essere negato nei seguenti casi:

Documenti coperti da segreto di Stato o da disposizioni di legge che ne vietano la divulgazione;
Atti normativi, generali, di pianificazione o programmazione per i quali esistono procedure specifiche di consultazione;
Documenti contenenti informazioni psicoattitudinali su terzi nei procedimenti selettivi.

Le amministrazioni individuano le categorie di atti esclusi e stabiliscono eventuali periodi di segretezza. L’accesso non può essere utilizzato per un controllo generalizzato dell’operato amministrativo.

Tutela della riservatezza

L’accesso ai documenti è garantito quando necessario per la tutela di diritti giuridici del richiedente. Se i documenti contengono dati sensibili o giudiziari, l’accesso è consentito solo se indispensabile e nel rispetto dell’articolo 60 del Codice della Privacy, che regola il trattamento di dati su salute, vita sessuale e orientamento sessuale.

Chi può presentare la richiesta?

Soggetti legittimati

Possono presentare richiesta di accesso:

Persone fisiche e giuridiche con interesse diretto e attuale;
Organizzazioni rappresentative di interessi pubblici o diffusi (es. associazioni di categoria o di tutela dei consumatori).

La domanda può essere inoltrata direttamente o tramite delegati (legali rappresentanti, avvocati, procuratori). Se il richiedente è minorenne, la richiesta può essere avanzata dai genitori o tutori.

Esempi di soggetti legittimati:

Docenti che chiedono accesso a graduatorie o trasferimenti;
Genitori che richiedono documenti sulla valutazione scolastica dei figli;
Fornitori che necessitano di verbali di gara d’appalto.

I controinteressati

Sono considerati controinteressati coloro che, a seguito dell’accesso, potrebbero vedere compromessa la propria riservatezza. L’amministrazione deve notificare loro la richiesta, concedendo 10 giorni per opporsi.

Come faccio a presentare una domanda di accesso agli atti?

Come presentare la richiesta

L’accesso può avvenire tramite:

Visione diretta dei documenti (gratuita);
Copia dei documenti (previo rimborso delle spese di riproduzione).

La richiesta deve essere motivata e inviata all’ente che detiene il documento.

Tipologie di richiesta

Richiesta informale (art. 5, D.P.R. 184/2006):
- Consentita solo in assenza di controinteressati;
- Può essere presentata verbalmente;
- Deve indicare: estremi del documento e motivazione dell’accesso.
Richiesta formale (art. 6, D.P.R. 184/2006):
- Necessaria se l’accesso informale non è possibile;
- Può essere trasmessa via PEC, email, fax, posta o consegna a mano;
- Deve essere firmata e accompagnata da documento d’identità.

Se la richiesta è incompleta, l’amministrazione ha 10 giorni per chiedere le integrazioni.

Qual è l’ufficio competente per la richiesta di accesso agli atti?

La richiesta deve essere presentata all’ufficio che ha formato o detiene il documento. Se erroneamente inviata a un altro ente, questo deve inoltrarla all’ufficio corretto.

Quanto costa fare accesso agli atti?

Visione documenti: gratuita;
Copia cartacea: €0,26 ogni due pagine, tramite marca da bollo;
Autentica copie: soggetta a imposta di bollo.

Quali sono i tempi di risposta per un accesso agli atti?

L’amministrazione ha 30 giorni per:

Accogliere la richiesta e fornire il documento;
Negare, limitare o rinviare l’accesso.

Se il termine decorre senza risposta, la richiesta si considera respinta.

Dove presentare ricorso per diniego accesso agli atti?

Strumenti di impugnazione

Se l’accesso è negato o differito, il richiedente può:

Presentare ricorso al TAR;
Chiedere il riesame al Difensore Civico (per atti di enti locali);
Rivolgersi alla Commissione per l’accesso (per atti delle amministrazioni statali).

Questi organi si pronunciano entro 30 giorni. Se il diniego viene giudicato illegittimo, l’amministrazione ha 30 giorni per rivedere la decisione.

Ricorso al Garante per la Privacy

Se il diniego è motivato dalla tutela dei dati personali, la questione può essere sottoposta al Garante per la protezione dei dati personali, che si esprime entro 10 giorni.

Le controversie relative all’accesso ai documenti sono regolate dal Codice del Processo Amministrativo.