Compiti in classe studenti, cosa faccio se ne perdo uno? Come si conservano?

di Katjuscia Pitino
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Gli elaborati scritti degli alunni sono a tutti gli effetti atti amministrativi e dopo la loro correzione, i docenti hanno l’obbligo di consegnarli a scuola, essendo quindi del tutto escluso che un professore possa tenere in sua proprietà oltre tempo le prove scritte dei suoi alunni senza addirittura farne prendere visione agli stessi.

Certo, le modalità organizzative circa la gestione degli elaborati, che costituiscono prova dell’avvenuta verifica, spettano al dirigente scolastico che attraverso ordini di servizio, rivolti ai docenti, può regolare tutta la procedura da seguire, restando aperta la possibilità di poter far confluire tutte le operazioni richieste all’interno del Regolamento di istituto.

I compiti scritti si presentano dunque quali atti amministrativi di estrema importanza, volti a documentare l’azione dei docenti in merito al procedimento di valutazione posto in essere durante il processo di apprendimento degli alunni, acquisendo per tale motivo anche una natura documentale, in grado di provare l’iter valutativo dell’alunno che ha condotto all’espressione del voto intermedio o finale assegnato e in taluni casi del giudizio dedotto.

Come tutti gli atti amministrativi, anche gli elaborati scritti degli alunni, ai sensi della Legge n.241 del 1990, sono soggetti all’accesso formale o informale da parte chiunque ne abbia interesse, in specie i genitori che possono chiederne la visione e la copia.

Ai sensi dell’art.28 del D.Lgs. n.196 del 2003, il titolare del trattamento è la scuola che esercita tale titolarità attraverso il dirigente scolastico, il quale per la funzione conferitagli di rappresentante legale ex art.25 comma 2 del D.Lgs. n.165 del 2001, ha il dovere di predisporre tutte le misure necessarie affinché gli atti prodotti dall’istituzione scolastica, nell’esercizio del pubblico servizio, siano custoditi nei modi opportuni, stabiliti dalla normativa vigente, e siano a completa disposizione per eventuali accessi amministrativi.

E’ intuibile come il regime della trasparenza amministrativa si colleghi alla protezione dei dati in possesso della P.A.

Come ci si comporta in caso di perdita di un elaborato scritto

In ragione dei principi espressi dovrebbe essere perciò buona pratica da parte del dirigente scolastico, regolare adeguatamente la raccolta degli atti interni della scuola (compresi quindi gli elaborati scritti), la conservazione, l’accesso e la visione, proprio allo scopo di evitare spiacevoli incidenti di percorso come nel caso ad esempio del docente che abbia perso una verifica scritta di un alunno.

In una simile circostanza, l’aver ricevuto puntuali consegne in merito, permetterà di correre ai ripari secondo il protocollo divulgato in precedenza; tuttavia in mancanza di una regolamentazione predefinita, al docente, in una simile evenienza, non resta che denunciare prontamente l’accaduto al dirigente scolastico in quanto, come già detto, nella scuola, egli è titolare del trattamento dei dati.

Se il docente ha già comunicato il voto all’alunno e ha quindi attribuito la valutazione, alla perdita si potrà ovviare allegando al plico degli altri compiti un documento protocollato, a firma del dirigente scolastico attestante l’accaduto, sulla base della dichiarazione rilasciata dal docente, con contestuale informativa ai genitori dell’alunno, i quali nel caso specifico, ai sensi del D.Lgs. n.196 del 2003 risultando essere gli “interessati”, potrebbero esercitare in qualsiasi momento il diritto di accesso agli atti.

In caso di perdita, senza l’attribuzione del voto, l’evento va comunque denunciato formalmente al dirigente scolastico, fermo restando che una consuetudine è in genere la richiesta della ripetizione scritta della prova.

La scuola è tenuta a conservare gli elaborati scritti degli alunni/studenti

La scuola con l’attribuzione dell’autonomia scolastica (Legge n.59 del 1997 e successivo D.P.R. n.275 del 1999) ha acquisito la personalità giuridica configurandosi a tutti gli effetti di legge come ente pubblico e pertanto soggetto all’obbligo di tenere, ordinare e mettere in sicurezza un archivio, principio derivante appunto dalla sua natura di ente pubblico, come stabilito nell’art.30 del D.Lgs. n.42 del 2004.

Per la conservazione degli atti prodotti dalla scuola un riferimento è la Circolare n.44 del 2005 a cura del Dipartimento per i beni archivistici e librari, Direzione Generale per gli archivi, avente ad oggetto gli “archivi delle istituzioni scolastiche,” la quale fornisce elementi utili per la conservazione e lo scarto di atti nelle scuole, quindi anche gli elaborati scritti degli alunni/studenti.

Nelle Linee Guida per gli archivi delle istituzioni scolastiche allegate alla circolare n.44 si sottolinea che essi in quanto beni culturali sono soggetti alla vigilanza della Soprintendenza archivistica competente per il territorio.

Di recente la Circolare n.8 del 24 gennaio 2017 del Ministero dei Beni e delle Attività culturali e del Turismo ha fornito ulteriori indicazioni in merito, richiamando sia la circolare n.44 del 2004 sia la n.28 del 2008 e riportando in allegato un Titolario unitario per gli istituti scolastici quale strumento utile per la gestione e conservazione degli archivi delle scuole.

L’archivio scolastico dovrà contenere una sezione dedicata alla documentazione didattica in cui rientrano anche gli elaborati scritti degli alunni/studenti, dovendo la scuola seguire le indicazioni di massima fornite dalla Linee Guida di cui sopra (conservazione illimitata a campione: 1 anno ogni 5 per le elementari e le medie superiori; 1 anno ogni 3 per le medie inferiori).

 Pertanto le modalità circa la gestione e conservazione dei compiti in classe presuppongono alla base principi procedurali, dettati dal dirigente scolastico su cui ricade, come sappiamo, l’organizzazione e la gestione degli uffici, compreso l’archivio.

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